公司费用报销制度及流程

财务制度手册

一、总述

为了规范公司的财务报销行为，加强费用控制，提高资金使用的效率和效益，特制定此制度。该制度适用于公司全体员工及所有类型的费用报销，包括但不限于差旅费、招待费、办公费用等。

二、基本原则

1. 预算管理：所有的费用支出都需要在预算范围内，严格遵守公司的财务预算制度。

2. 真实性：所有的报销必须提供合法、完整的原始凭证，确保财务数据的真实性和准确性。

3. 时效性：当月的费用应当月报销，以确保财务的及时性和准确性。如有特殊情况，最长不超过次月。

二、报销流程

1. 通用流程（预算内费用）：

经办人首先需要填写报销单据，然后经过部门主管审核，财务复核，最后由总经理或授权人审批。出纳在收到审批后的单据进行付款，最后财务入账。

2. 特殊流程（预算外费用）：

对于预算外的费用，需要另外提交申请报告并进行特别审批。

关键环节说明：

单据填写：需要详细填写部门、日期、金额（大小写必须一致）以及附件张数等。

票据粘贴：按照费用类别进行分类粘贴，不得超出报销单的范围。

审批权限：根据金额和业务类型进行分级审批，如部门经理、财务总监、总经理等。

三、凭证要求

1. 合法票据：

原则上需要提供税务机关认可的发票。特殊情况如农产品采购等可以使用收据。车票需要注明出发地、目的地及日期。

2. 原始凭证规范：

发票需要加盖税务局或商家的专用章。对于电子发票，需要进行真伪验证。

四、特殊事项说明

1. 差旅费报销：

需要附带出差申请表以及行程说明。交通标准对于普通员工有限制，如限乘火车硬座/硬卧，超标需要提前进行审批。

2. 借款管理：

执行“前款不清，后款不借”的原则。差旅借款需要在返回后1个月内结清。

五、时效与违规处理

所有的报销都需要在发生后的特定时间内提交，如一般费用需在发生后1个月内提交，差旅费需在返回后2周内提交。如有逾期，将按照制度进行处罚，如按日扣减报销金额或取消报销资格。

本制度需要所有员工共同遵守，以确保公司财务的规范运作。如需获取具体的模板，如费用报销单、差旅审批表等，可参照公司提供的标准化文档。如有疑问或需要进一步的解释，可向财务部门咨询。